במקרים רבים, תקציב תכנון אירוע נמצא בבדיקה ומנהלי אירועים חווים לחץ בתדירות גבוהה לספק תוצאות מדהימות בתקציבים זעירים. זוהי משימה כמעט בלתי אפשרית, אבל המומחים בתחום בקיאים בתכנון אירועים מרהיבים כמעט מבלי להתפשר על ההיבטים החיוניים.
מעוניינים לפרסום כתבה בתשלום באתר? צרו קשר
לצד החיסכון, חשוב להבין במה כדאי לחסוך ובמה לא בתכנון אירוע מושלם, אז הנה כמה טיפים פשוטים שהמומחים של אתר eventiko.co.il בקיאים בהם, לחיסכון בעלויות שתוכלו ליישם מבלי להתפשר על האיכות ומבלי שהמשתתפים שלכם אפילו ישימו לב שחסכתם!
בחירת המקום בקפידה
בחירה קפדנית של מקום האירוע אינה חייבת להתמקד במקומות שמגיעים עם תג מחיר גבוה. מומלץ לבחור מקום שמניע אנשים להגיע לאירוע שלכם בגישה קלה, במרחק כמה קילומטרים מהעיר, במקום לבחור במיקום חדש שיכול להשפיע באופן עצום על העלויות.
המקומות המומלצים לאירועים צריכים להיות ממוקמים במרחק של דקות הליכה ספורות מתחנת רכבת מרכזית, על מנת לעודד אנשים לנסוע בתחבורה ציבורית.
בחירת מקום בפאתי העיר הוא מהלך חכם שיועיל לרוב המשתתפים באירוע שלכם, במונחים של הקלת תסכולים של התמודדות עם שעות העומס, והסרת הצורך בתשלום דמי חניה גבוהים בחניון לרכבים פרטיים. והכי חשוב, מקומות מחוץ לעיר זמינים במקרים רבים במחירים משתלמים יותר, במיוחד אם מנהלים נכון משא ומתן על המחיר.
גישה יצירתית בתכנון אירוע
במקום להשתמש בטכנולוגיות תכנון אירועים עדכניות להצגת האירוע הקרוב שלכם, מומלץ לחשוב על מטרות האירוע וחשוב על שיטות יצירתיות להשגת התוצאות הרצויות. חזרה ליסודות יכולה לספק נקודות הזדמנויות צילום שתוכלו למקסם לטובתכם.
מומלץ להשתמש ברשתות החברתיות כדי לתקשר את האירוע שלכם ולתייג את האנשים החשובים שאתם מעוניינים שיגיעו. הכי חשוב לנצל את היתרונות של כל האפשרויות של הצגת האירוע בחינם או בעלויות מופחתות, במקום לשלם על קמפיינים פרסומיים יקרים.
חשיבה לטווח ארוך במונחי מיתוג אירועים
מומלץ להתחייב לשמור על מיתוג גנרי בכל מקום אפשרי, ולהציג את פרטי האירוע על מסכים, כריכות קדמיות של תיקיית האירוע, והעברת התיקיות דרך מארח האירוע.
הקפדה על הצגת מיתוג קבוע לאירוע פירושו שימוש בבאנרים, לוחות דוכנים ומדי צוותים מאירוע אחד למשנהו, ללא צורך בתשלום על החלפת מוצרי הקידום של האירועים השונים.
לא כל קייטרינג חייב להיות מותג
כשהאוכל טוב וזמין בשפע, המשתתפים אינם שואלים אם בחרתם באפשרות התפריט הזול ביותר של הארוחה. יתכן שהם אפילו לא ישימו לב אם תציגו מאפים ועוגות מקונדיטוריה שאינה נחשבת למותג יקר.
אין גם צורך בכיבוד יקר, וחשוב לדעת להתאים את הקייטרינג למאפייני האירוע, כמו אירועים קצרים בצהריים, או אירועים ארוכים בערב. ברים חינם וקבלות פנים של משקאות יקרים הופכים להיות היום הרבה פחות נפוצים, במיוחד אם אתם מקיימים את האירוע בפרברים ורוב המשתתפים שלכם נוהגים!
לסיכום, לא חייבים להפיק אירוע ולקרוע את הכיס. ניתן לתכנן אירוע מכובד, יפה, כזה שכולם יהנו בו ויזכרו אותו לטובה גם בסכום יחסית סביר. זכרו כי לא תמיד אם בוחרים להפיק אירוע עם מעט משתתפים, העלות שלו תהיה נמוכה. מה שמשפיע על העלות הסופית של האירוע זה מגוון רחב של מרכיבים כמו המיקום, העונה בשנה, הספקים איתם אנחנו בוחרים לעבוד, הקייטרינג ועוד.
והנה עוד כמה טיפים לאירוע מהמם מבלי לקרוע את הכיס
- מפיקים אירוע בטבע? השתמשו בתפאורה הטבעית שקיימת במרחב
- אל תתפשרו על האוכל ועל אלכוהול, על כל השאר אפשר בהחלט
- חשבו על אנשים שאתם מכירים שיכולים לעזור ולחסוך כסף
