הפקת אירועים עסקיים – טיפים חמים

הפקת אירועים עסקיים – כל השלבים

הפקת אירוע עסקי אמנם שונה במהות שלה מאירוע פרטי, שכן קהל היעד הוא אחר לגמרי, מטרות האירוע אחרות ולוח הזמנים, גם התוכן שונה בתכלית כמובן, אך קיים דמיון בתהליך הארגון וההפקה של האירוע. הפעם בחרנו לסייע לכם בכדי להבין את המהות של הפקת אירועים עסקיים, זאת על ידי פירוט השלבים השונים ומתן טיפים שיעשו לכם קצת סדר בבלגן.

 

שלב ראשון – מטרות האירוע

אחד הדברים הכי חשובים בהפקת אירועים עסקיים הוא להגדיר את מטרות האירוע. יש הבדל ניכר בין הפקת אירוע עסקי כמו תערוכה למשל בה מתאגדים מגוון של בעלי עסקים וחברות עם מכנה משותף לבין אירוע חברה שמטרתו גיבוש וכייף לעובדים. לכן, לפני שעוברים לשלב הבא, כדאי קודם כל להכין רשימת מטרות מסודרת.

 

שלב שני – כמות מוזמנים

בשלב הבא, זאת כדי שנוכל לעבור לשלב השלישי, יש להגדיר את כמות המוזמנים לאירוע. האם מדובר באירוע עסקי גדול ורב משתתפים או שמא מדובר בהרמת כוסית קטנה ואינטימית רק לעובדי החברה שלנו?.

 

שלב שלישי – לוקיישן

הלוקיישן אמור לתת מענה מלא לשני השלבים הקודמים כלומר הן למטרות שהגדרנו והן לכמות המוזמנים. לא הגיוני שנבחר בפארק קנדה למשל לאירוע כמו תערוכה עסקית, שכן לוקיישן זה יתאים דווקא לאירוע חברה בו אנו רוצים לקיים משחקים בטבע למטרת גיבוש,  פיקניק ועוד שלל אטרקציות. לעומת זאת, אולם כנסים יתאים לכנס או לפאנל רב משתתפים ופחות יתאים להשקת מוצר. חשוב שהלוקיישן יהיה במקום מרכזי, נוח להגעה למרבית המוזמנים ואם אפשר שתהיה חניה בסמוך אליו.

 

שלב רביעי – תכנים, אטרקציות ולוח זמנים

הגיע הזמן לבנות את לוח הזמנים של האירוע ולהחליט כמה זמן הוא יימשך ואיך אנחנו ממלאים את הזמן. הרצאות, סדנאות, כיבוד, נאומים – אלו ועוד נכנסים תחת השלב הזה.

 

שלב חמישי – ספקים

הכינו רשימת ספקים שיקחו חלק באירוע. חברת קייטרינג, חברת השכרת ציוד לאירועים הגברה ותאורה, עיצוב של האירוע, אולי מתנות בסיום האירוע, בקיצור כל מה שאתם צריכים לארגן במסגרת התקציב העומד ברשותכם כמובן.

 

ובכן, אלו הם חמשת השלבים המרכזיים בהפקת אירוע עסקי. כמובן, שיש עוד כל מיני ניואנסים ולכן אנו ממליצים לכם להיעזר בחברה הפקות רצינית ומקצועית שתדע לקרוא את התמונה כולה, להכווין אתכם ולבנות ביחד אתכם אירוע עסקי מנצח.

 

לסיכום, ממש כמו שאנו נעזרים במפיק מטעם אולם האירועים אותו בחרנו או בוחרים חברת הפקות שתסייע לנו בהפקה וארגון של אירוע פרטי על כל המשתמע מכך, כך גם מומלץ להיעזר בחברה המתמחה בהפקת אירועים עסקיים. בחירה זו תגדיל את הסיכוי לאירוע מוצלח, איכותי שעונה על כל המטרות שציינו בתחילת הדרך, תחסוך לנו זמן יקר, תמנע טעויות נפוצות ותקל עלינו בתהליך.